Etude de cas d’un développement d’une solution de gestion

PRÉSENTATION DE L’ENTREPRISE    

Notre client : Elitel Energies  

Elitel Energies est spécialisé dans les travaux d’installation électriques pour les entreprises. Le siège social de cette entreprise mayennaise est actuellement situé à Changé (53). 

PROBLÉMATIQUE/BESOINS DE L’ENTREPRISE

Cette entreprise a obtenu un marché de pose de détecteurs de fumées auprès d’un bailleur social. Principal bailleur social de la Mayenne, cet établissement public local a pour mission de proposer des offres locatives à la demande des communes à des prix modérés.

Notre client a donc signé un contrat pour l’installation de détecteurs de fumée sur 9 000 logements avec cet établissement public local. L’objectif était qu’en moyenne, 75 logements soient équipés par jour par les techniciens de l’entreprise. Il était alors nécessaire, d’organiser leurs tournées. De plus, leur donneur d’ordre étant un bailleur social, elle devait donc leur fournir les attestations de poses des détecteurs signés par les locataires. Il est apparu qu’un développement sur mesure était la meilleure solution pour répondre à ces besoins. Notre client a donc recherché une société de développement web locale. C’est en tapant une recherche sur internet que la société Ozytis a été identifiée comme société pouvant répondre à la demande.

RECUEIL DES BESOINS – RÉDACTION DE L’OFFRE

• 1^er rdv : Ecoute du besoin 

La première prise de contact a permis à notre client de présenter ses besoins ainsi que sa problématique en fonction du projet qu’il souhaitait réaliser. En effet, nous nous sommes déplacés dans l’entreprise pour que les collaborateurs de l’entreprise nous fassent part de ses besoins en face à face.

L’entreprise nous a sollicité pour développer une application sur tablette ainsi qu’un Back-Office.

Le but de cette application, pour les techniciens, était d’informatiser et d’optimiser les aspects administratifs annexes à leur mission d’installation de détecteurs de fumée. Il s’agissait en fait d’une application mobile de suivi d’interventions. En effet, notre client souhaitait que la partie tablette permette aux techniciens de faire signer les attestations de pose de détecteurs aux locataires, de suivre les tournées quotidiennes des techniciens ainsi que de diffuser une vidéo à destination des locataires.

Nous avons donc pris des notes sur les besoins ainsi que les attentes concernant le projet et avons conseillé à notre client de rédiger le document « Expression du besoin » que nous leur avons fourni, pour formaliser leurs besoins. L’expression du besoin a permis à notre client de décrire leur projet de manière globale. Ils étaient donc les mieux placés pour rédiger l’expression du besoin, puis nous leurs avons donné nos idées ainsi que nos conseils. Le fichier « Expression du besoin » nous a permis également de pouvoir établir des propositions en fonctions des choix de l’entreprise, afin d’arriver à trouver un projet commun, adapté à leurs attentes.

Ce projet s’est plié aux besoins et aux attentes de notre client, et non l’inverse. En effet, il a permis de décrire précisément leur projet informatique, et ce qu’ils souhaitaient obtenir.

Le but de ce rendez-vous était d’écouter et de comprendre ce qu’ils attendaient, avant de leur préparer une offre commerciale adaptée à leurs attentes et à leurs besoins.

• Rédaction de l’offre commerciale

Une fois que l’entreprise nous a communiqué les éléments nécessaires (documents à générer, modèle de liste de locataires, expression de besoins), nous avons rédigé une offre commerciale présentant la méthodologie, la prestation proposée et le chiffrage budgétaire. Le montant forfaitaire contenait tout d’abord la phase de cadrage. Il contenait également la phase « Mise en œuvre », qui était de développer l’application avec son Back-Office.  Puis pour finir, les coûts annexes également détaillés, tels que le graphisme, l’hébergement et la maintenance.

• 2^ème rdv : Présentation de l’offre commerciale 

Nous avons ensuite réalisé un deuxième rendez-vous, dans le but de leur présenter notre offre commerciale et de partager nos avis ainsi que nos idées sur celle-ci. Nous avons donc présenté notre offre sur le projet, à l’entreprise : Tout d’abord le contexte, l’approche du projet, et la compréhension des besoins de l’entreprise. Nous avons présenté également la solution et ses bénéfices. Puis, les avantages concurrentiels et la présentation des collaborateurs d’Ozytis.  Pour finir, nous avons cité des références de nos projets ayant des similarités avec le projet de notre client ainsi que le budget global.

• 3^ème rdv : Cadrage

Une fois que l’accord a été passé avec l’entreprise par rapport à l’offre commerciale, la phase cadrage du projet a pu commencer.

Nous jugeons important de gérer le projet en 2 phases : Le cadrage et la mise en œuvre. En effet, la phase de cadrage est très importante car elle détermine la réussite du projet. C’est durant cette phase que l’on met sur papier les fonctionnalités pour vérifier si nous avons bien compris les besoins de nos clients dans le but de livrer une solution qui corresponde bien à leurs attentes.

Nous avons donc commencé à réaliser les maquettes principales de l’application tablette sur mesure avec le Back-Office. L’objectif de cette étape était de vérifier si la demande et les besoins de notre client avaient bien été compris. Nous leurs avons donc présenté les maquettes au fur et à mesure de la phase de cadrage,       pour savoir si cela répondait bien à leurs besoins. Puis nous avons ensuite, défini concrètement les fonctionnalités et l’ergonomie du projet.

 

Une fois que les échanges ont été établis et les maquettes modifiées, nous avons rédigé les spécifications fonctionnelles de l’application tablette et du Back-Office. Ces spécifications ont pour but de détailler le développement ainsi que le fonctionnement attendu du système de gestion de pose de détecteurs de fumée, à l’entreprise. La rédaction des spécifications fonctionnelles permet de décrire le développement du système de gestion ainsi que de définir le besoin de notre client, de manière exhaustive. Elles présentent le projet, la description des fonctionnalités, les options ainsi que la technologie du projet. Par exemple, elles expliquent et définissent : les interactions, les notifications, le rôle des utilisateurs, les e-mails, les règles de gestion, les données recueillies et stockées…

MISE EN OEUVRE DU PROJET

Lorsque le cadrage a été établi, la mise en œuvre du projet a pu commencer !

Tout d’abord, nous avons commencé par développer la page principale de l’application et son Back-Office, puis ses déclinaisons. Au fur et à mesure de l’avancement du projet, notre chef de projet assurait la coordination des collaborateurs d’Ozytis, pour planifier le travail à réaliser, suivre les requis des spécifications et réaliser le projet dans les délais prévus.

De plus, dès le démarrage de la mise en œuvre du projet, nous présentions régulièrement les écrans à notre client, pour pouvoir avoir leur retour, et modifier le projet en cas de besoin.

Dès que toutes les fonctionnalités de l’application sur tablette ainsi que le Back-Office ont été développées, nous avons effectués un test « live » pour que des utilisateurs « tests » puissent essayer la solution.

Enfin, dès que l’application sur tablette ainsi que le Back-Office convenaient à leurs attentes, Nous avons mis en place l’application et avons déployé la solution en production.

BÉNÉFICES POUR LE CLIENT/MAINTENANCE ET ÉVOLUTION 

Nous avons fourni à notre client, les codes sources du développement de l’application et de son Back-Office et avons fait en sorte que la solution soit facilement maintenable et évolutive.

L’application leur appartient à présent, ce qui leur permet de sécuriser la continuité d’exploitation. Ils sont alors libres d’évoluer sur le projet avec ou sans nous. En effet, nous avons mis en place, un plan de continuité adapté à nos clients pour parer à toute éventualité. Nous sécurisons également les données et les informations des projets de nos clients afin qu’elles restent strictement confidentielles.

Au fur et à mesure de l’utilisation de la solution, de nouveaux besoins ont émergé. L’entreprise nous a donc sollicité pour compléter leur solution. Nous avons notamment enrichi les écrans de statistiques après le démarrage du projet.

Ozytis a donc contribué à la réussite du projet de l’entreprise Elitel Energies. En effet, l’application ainsi que le Back-Office ont répondu à différentes problématiques. Grâce à cette solution, notre client a amélioré son organisation avec le suivi des tournées de ses techniciens, les horaires, les adresses (guidage GPS) ainsi que les couleurs indiquant l’état de la pose.

Notre solution a permis à l’entreprise de centraliser toutes les données saisies sur les tablettes. Les données et les fichiers PDF étaient synchronisés depuis l’application tablette vers le Back-Office, mais aussi depuis le Back-Office vers l’application tablette.  De plus, cela leur permettait d’avoir leurs données mises à jour, par exemple avec les différentes couleurs qui indiquaient l’état de la pose.

De plus, la solution a permis un gain de temps pour les techniciens, puisqu’ils pouvaient retrouver sur l’application de nombreuses informations sur leurs tournées (l’adresse, le nom, la localité, l’état de la pose…).

Cela améliorait notamment la gestion administrative du projet, puisque les techniciens pouvaient faire signer, à l’aide de la tablette, les attestations de pose des détecteurs de fumée. Cette solution leur a donc fait faire des économies en faisant gagner du temps aux secrétaires et en évitant de gaspiller du papier.